Sering mendengar berita demonstrasi para pegawai yang menuntut perusahaan untuk membayar gaji tepat waktu dan sesuai dengan aturan? Bisa jadi salah satu penyebab munculnya kekacauan tersebut adalah system pengelolaan gaji karyawan yang kurang tepat.
Proses pemberian gaji atau payroll merupakan salah satu proses penting di setiap perusahaan, dimana karyawan dibayar atas pekerjaan yang sudah dilakukan.
Bukan hanya sekadar memenuhi hak para karyawan, payroll sistem yang efisien juga dapat dimanfaatkan untuk menghitung gaji dengan tepat, menghitung potongan pajak maupun asuransi, mencetak slip gaji , membayarkan gaji karyawan, hingga menyetor pajak pada pemerintah.
Payroll sistem yang diberlakukan masing-masing perusahaan tentunya berbeda. Memiliki tingkat kerumitan yang tinggi, mengandalkan tenaga manual saja akan membutuhkan waktu, tenaga kerja, dan usaha yang cukup besar. Belum lagi kesalahan pembayaran gaji yang peluangnya cukup tinggi.
Untungnya, teknologi modern membuat perusahaan memiliki alternatif lain yang membuat pekerjaan bisa diselesaikan dengan lebih efisien. Payroll sistem merupakan solusi pengelolaan penggajian karyawan yang memiliki beberapa keuntungan, seperti berikut ini.
Keuntungan Menerapkan Payroll System di Perusahaan
1. Efisiensi Waktu
Payroll sistem biasanya akan terhubung dengan sistem lainnya, misalnya alat finger print atau absensi menggunakan sidik jari hingga sistem time management dimana terdapat fitur perhitungan lembur agar gaji dapat dihitung dengan lembur yang didapat oleh karyawan.
Banyaknya penghitungan yang dilakukan tentunya membutuhkan waktu yang cukup panjang. Dengan menggunakan payroll sistem yang terpadu, proses penghitungan gaji akan lebih cepat karena adanya sejumlah fungsi otomatis. Cukup beberapa klik, semua penghitungan bisa diselesaikan dengan hasil yang akurat.
2. Menghemat Tenaga Pegawai HRD
Pada umumnya, perusahaan yang masih menggunakan sistem manual dalam mengelola gaji karyawan membutuhkan tenaga HRD 3-5 orang untuk memproses gaji 100 orang karyawan dalam satu hari. Bagaimana jika jumlah karyawannya berlipat ganda? Tentu memerlukan tenaga yang lebih banyak, itupun belum tentu ada jaminan keakuratan hasil mengingat banyaknya data yang harus dikelola.
Untuk menghemat tenaga pegawai HRD, sebaiknya gunakan payroll sistem yang hanya perlu 1-2 orang saja untuk mengerjakannya. Selain lebih menghemat keuangan perusahaan, karyawan pun bisa fokus pada pekerjaan lainnya.
3. Menekan kemungkinan terjadinya kesalahan
Ketelitian diperlukan dalam pengelolaan gaji karyawan. Jangan sampai ada pegawai yang merasa kurang puas karena jumlah gaji yang didapat tidak sesuai dengan nilai yang seharusnya diterima. Untuk menghindari kesulitan mengelola gaji secara manual, gunakan software yang dapat membantu meringankan pekerjaan HRD, yaitu dengan payroll sistem.
Selain menghitung gaji pokok, secara otomatis perangkat lunak juga akan melibatkan potongan pajak, uang lembur, bonus, hingga tunjangan. Dibandingkan dengan penghitungan manual yang harus menghitung satu per satu dan menggabungkannya, kemungkinan untuk melakukan kesalahan tentunya lebih besar.
4. Menyimpan data dengan aman
Perusahaan menyimpan sejumlah data dalam jumlah besar, termasuk daftar karyawan dan gaji yang diberikan. Terlebih bagi perusahaan dengan banyak karyawan, bisa dibayangkan berapa banyak dokumen dan arsip yang harus disimpan, tentunya butuh ruang yang cukup besar dan pengamanan khusus agar hanya orang-orang tertentu saja yang bisa mengaksesnya.
Saat menggunakan payroll sistem, akan lebih mudah untuk menyimpan catatan ke berbagai database yang tersedia secara online. Misalnya komputer atau sistem mengalami kerusakan, sistem akan menjamin adanya cadangan yang bisa diakses dengan mudah.
Di era digital yang paperless, payroll sistem menjadi solusi terbaik bagi perusahaan. Percayakan pada Payroll Sistem Indonesia yang memberi kesempatan bagi tim HRD agar lebih fokus pada tugas–tugas inti dalam mengembangkan keterampilan karyawan, ketimbang hanya sibuk mengurus tugas administratif. Manfaatkan kesempatan ini untuk mendukung tim HRD agar bisa bekerja lebih profesional.
